Doc-Direkt werkt aan haar dienstverlening
Als de expert van de Rijksoverheid op het gebied van informatiehuishouding, werkt Doc-Direkt continu aan de verbetering en optimalisering van haar dienstverlening.
Dat is extra belangrijk nu de informatiehuishouding verhoogde politieke en maatschappelijke aandacht krijgt. Samen met partners zoals het RDDI en SSC-ICT streeft Doc-Direkt naar het bieden van de juiste middelen en diensten om de informatiehuishouding van het Rijk duurzaam op orde te brengen. Lees hier meer over een aantal recente ontwikkelingen waarmee we inspelen op de behoeftes van onze klanten.
Doc-Direkt is zich bewuster dan ooit van haar rol op het gebied van de informatiehuishouding van het Rijk, zeker nu alle departementen hun actieplannen met betrekking tot de informatiehuishouding voor 1 juli moeten aanleveren. Als dé expert binnen het Rijk biedt Doc-Direkt antwoorden op vragen over analoge en digitale archivering en informatiehuishouding. En ontwikkelen we onze dienstverlening continu en op verschillende manieren. Op het ogenblik bijvoorbeeld door nieuwe informatie-experts op te leiden en in te zetten, door te starten met een nieuw Digidoc Contactcentrum voor Informatiehuishouding en door een klanttevredenheidsonderzoek (KTO) uit te voeren.
Meer experts en adviseurs
Om te kunnen voorzien in de stijgende vraag naar experts op het gebied van de informatiehuishouding zijn de afgelopen maanden achttien i-adviseurs bij Doc-Direkt gestart. Na een reeks intensieve digitale onboardingsessies staan deze nieuwe collega’s klaar om te starten op een van de vele projecten:
- Vier i-adviseurs helpen de Hoge Colleges van de Staat bij het opstellen van een organisatie specifiek actieplan ‘Open op orde’;
- Één i-adviseur gaat zich bezighouden met website archivering;
- Vijf staan in de aanslag om Defensie te ondersteunen bij hun programma over de informatiehuishouding;
- Één ander mag bij het IGJ aan de slag om actief mee te werken aan hotspotarchivering;
- En maar liefst drie i-adviseurs worden als DIV-coaches ingezet op verschillende vraagstukken bij SZW.
De volgende groep i-adviseurs staat al op de planning om binnen afzienbare tijd opgeleid en ingezet te worden. Natuurlijk worden de jonge i-adviseurs bijgestaan door ervaren senior-collega’s die hen helpen bij alle facetten die ons vakgebied kent. Het gaat immers niet alleen om de kennis van een applicatie, maar juist ook om kennis van generieke selectielijsten, archiefwetgeving, waardering en selectie, bestuurlijke en politieke omgevingen en dergelijke.
Een serviceloket voor Digidoc-departementen BZK, SZW en Fin
De afgelopen vier tot vijf jaar hebben BZK, SZW en Fin hun Digidoc-dienstverlening aan Doc-Direkt overgedragen. De dienstverlening is in eerste instantie een-op-een overgenomen, als ‘as is’. Nu is het tijd voor de volgende stap: we harmoniseren de werkzaamheden die gefaseerd werden toegepast. Eén van de voordelen daarvan is dat er vanaf 1 juli gewerkt wordt met één serviceloket voor alle drie de departementen. Een belangrijke mijlpaal in de samenwerking. Het loket heeft de naam ‘Digidoc Contactcentrum Informatiehuishouding’ gekregen, in het kort ‘DDCI’.
Vanaf 1 juli staan de medewerkers van het DDCI klaar om alle ondersteuningsvragen rond Digidoc te beantwoorden. De Digidoc-gebruikers van de drie departementen kunnen vanaf dit moment telefonisch en via mail bij hen terecht. En dat allemaal met één telefoonnummer en één postbus.
Contactgegevens
Het DDCI is iedere werkdag van 8.00 tot 17.30 uur bereikbaar via: 088-3713290 of ddci@rijksoverheid.nl.
Klanttevredenheidsonderzoek Doc-Direkt
Op 24 juni is Doc-Direkt gestart met het stakeholders-/ klanttevredenheidsonderzoek (KTO). Het onderzoek gaat ons inzicht geven in zaken die we goed doen of die we beter zouden kunnen doen als dienstverlener. Samen met onderzoeksbureau CustomEyes voeren we het KTO uit. Niet alleen onze klanten zullen worden bevraagd naar hun ervaring met ons, maar ook onze stakeholders. Daarnaast biedt CustomEyes aan een klein intern onderzoek te doen, om zo een compleet beeld te krijgen van de klantbeleving over en weer.
Op 24 juni jl. ontvingen al onze afnemers en stakeholders een mail met daarin de uitnodiging om mee te doen aan ons onderzoek. Natuurlijk hopen we op de medewerking van iedereen die we via mail benaderd hebben. Samen met jullie streven wij naar een kwalitatieve en betrouwbare dienstverlening.
Het onderzoek zal in de late zomer afgerond worden. Aan de hand van deze nulmeting wordt een rapport opgesteld met verbeterpunten. Ongeveer een halfjaar na het implementeren van de verbeterpunten zal een 1-meting gedaan worden. Het verschil tussen de nul- en de 1-meting laat de progressie zien.