Zoek en Vind
Een van de functionaliteiten van het BDAP is Zoek en Vind. Met deze functie kun je grote hoeveelheden data doorzoeken, zowel de volledige tekst als op metadata. Bronnen kunnen desgewenst worden toegevoegd en doorzoekbaar worden gemaakt. Zo hebben we (onder andere) documentmanagementsystemen, oude postregistratiesystemen, netwerkschijven, websites, e-mailboxen en agenda’s doorzoekbaar gemaakt. Met een zoekopdracht krijgt de gebruiker alle resultaten van aangesloten bronnen, waarbij de autorisaties worden gerespecteerd. Een gebruiker ziet dus alleen waar hij/zij voor geautoriseerd is.
|
Soort product/dienst |
Standaarddienstverlening / Modulair |
|
Omschrijving |
|
Overige slimme onderdelen van deze applicatie zijn:
Virtuele dossiers
De met Zoek en Vind gevonden informatiebronnen kunnen worden gebundeld en bewaard in een ‘virtueel dossier’. Hierin kunnen alle koppelingen naar gewenste documenten worden geplaatst. Op deze manier worden er geen onnodige kopieën gemaakt van bestanden. De virtuele dossiers kunnen automatisch worden gevoed door één of meerdere zoekvragen. Het platform doet suggesties waar je als gebruiker op geattendeerd wil worden. Zo blijven dossiers actueel. Ook kun je eenvoudig dossiers delen met collega’s. Virtuele dossiers worden veelal gebruikt om kennis te delen, maar ook bij controles op het naleven van wet- en regelgeving (bijvoorbeeld AVG/privacyaspecten) en WOB-verzoeken.
Het is ook mogelijk om vanuit de virtuele dossiergegevens, afkomstig van netwerkschijven en/of mailboxen, te exporteren naar een specifiek gekozen netwerklocatie. Vanuit die locatie kunnen de gegevens weer gearchiveerd worden in het DMS.
Om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van deze functionaliteit en voor het inrichten van virtuele dossiers kunnen informatiespecialisten van RvIHH worden ingezet.
Monitor gevoelige informatie
Het komt onverwacht en soms onbewust voor dat gevoelige informatie in een bron of op een verkeerde plek in een bron terechtkomt. Om de informatie-eigenaar hierop te attenderen, biedt RvIHH de ‘Monitor Gevoelige Informatie’ aan. Op basis van specifieke zoektermen wordt gezocht naar gevoelige informatie die (nog) niet is afgeschermd. De zoekopdracht wordt op een dusdanige wijze geformuleerd dat hits die niets van doen hebben met gevoelige informatie zo veel mogelijk worden uitgesloten.
RvIHH voert de controle uit en als er passende resultaten worden gevonden, ontvangen contactpersonen van departementen via e-mailattenderingen een verzoek om de desbetreffende documenten te beoordelen.
Zodra de documenten zijn beoordeeld is dit zichtbaar in de Monitor. RvIHH zal desgewenst actie ondernemen door bijvoorbeeld documenten te verplaatsen of een dossier alsnog af te schermen.
Application Retirement
Application Retirement helpen u informatie van ‘oude’ applicaties veilig, duurzaam en toegankelijk op te slaan.
Het komt vaak voor dat oude applicaties niet meer in gebruik zijn maar de gegevens zijn nog wel relevant of moeten in het kader van de Archiefwet worden bewaard. Met Application Retirement worden gegevens veilig gesteld in Xml-bestanden, veelal op een netwerkschijf geplaatst en doorzoekbaar gemaakt met Zoek en Vind. Hierna kunnen oude applicaties worden uitgezet.
Digitale tas
De ‘Digitale Tas’ is een functionaliteit die ervoor zorgt dat relevante documenten altijd beschikbaar zijn, onafhankelijk van tijd, plaats en apparatuur.
Met de Digitale Tas blijven medewerkers op de hoogte van actuele documenten die naar bewindspersonen gaan en terugkomen.
De Digitale Tas is daarom veelal geschikt voor woordvoerders van bewindspersonen en beleidsmedewerkers.
Heeft u een vraag over onze diensten of producten, maak dan gebruik van het volgende mailadres:
RvIHH.servicemanagement@minbzk.nl