Team 10: de kunst van het bewerken
Bij het onderdeel ‘Bewerken’ van Doc-Direkt in Apeldoorn is sprake van een uniek project. Met ingang van november 2016 is bewerkingseenheid ‘Team 10’ gestart, bestaande uit medewerkers van Doc-Direkt én een groep van net afgestudeerden en van werk naar werk kandidaten. Het inzetten van al aanwezige kennis over het bewerken van archieven door medewerkers van Doc-Direkt en de nieuwe frisse kijk van de net afgestudeerden/van werk naar werk kandidaten resulteert in deze bijzondere samenwerking, waarbij men elkaar aanvult in kennis.
Team 10 is het logische gevolg op de negen bewerkingsteams, die al operationeel zijn. Het doel is om in korte tijd gezamenlijk door te groeien naar het hoogste niveau van bewerken (niveau 3). De niveaus in bewerken geven de moeilijkheid van het te bewerken materiaal aan. De vraag van de klant richt zich namelijk steeds vaker op het hoogste bewerkingsniveau en op deze wijze is Doc-Direkt in staat de dienstverlening in de toekomst te continueren.
Het team
Jojanneke van Steenbeek maakt deel uit van team 10 en is één van de net afgestudeerden. “In november ben ik bij Doc-Direkt binnengekomen en had nog weinig werkervaring. Nadat ik ben afgestudeerd in geschiedenis en een master heb behaald in American studies, heb ik na even zoeken gesolliciteerd bij Doc-Direkt en ben blij met de kans die mij is gegeven. Als historicus voel ik mij logischerwijs goed op mijn plek bij Doc-Direkt voor het bewerken van archieven.”
“Wij bewerken nu archieven in groepjes van twee, vier of zes personen. We proberen er eerst binnen de eigen groep uit te komen en mocht dit niet lukken, dan vragen we één van de coördinatoren om advies. Daarnaast kennen we de dagstart op maandag en donderdag, waarin we in een kwartiertje ideeën uitwisselen met de teamleider. Je leert dus eigenlijk van zowel de ervaringen als van elkaar. Bovendien zijn wij als net afgestudeerden allemaal nieuw, dus naast het samen leren, groeien we gezamenlijk naar het gewenste niveau. De groep is heel divers qua cultuur en de medewerkers komen uit het hele land.”
Opleiding
De opleiding van het nieuw gevormde team heeft plaatsgevonden door docenten van Dior Academy en bestond uit dagelijks één les voor de periode van ongeveer twee maanden. Naast vakinhoudelijk (het bewerken zelf) is ook tijd geïnvesteerd in ‘Lean’ en ‘teambuilding’, gericht op de persoonlijke ontwikkeling. In mei volgen de ‘advanced lessons’, waaronder een vervolg van Lean en nieuwe items zoals ‘effectief vergaderen’, ‘Prince2‘ en ‘Scrum’.
Toekomst
De groep van afgestudeerden heeft een contract tot eind 2019. Tot 1 juli is de doelstelling om elke maand steeds meer meters archief te bewerken tot uiteindelijk de gewenste bewerkingssnelheid van gemiddeld 8,5 uur per meter is bereikt. Op deze wijze waarborgt Team 10 zowel de kwaliteit als kwantiteit in het bewerken, om ook in de toekomst optimaal aan verzoeken van de klant te kunnen voldoen.