Vliegtuigramp vlucht MH17, blijvend in ons geheugen
Een goedgekeurde motie van tweedekamerlid Drs. P.H. Omtzigt heeft in maart 2016 geleid tot stappen om het archief van de vliegtuigramp van 17 juli 2014 'voor de eeuwigheid' te bewaren. Het project heeft de naam 'Blijvend in ons geheugen: Nationale crisis MH17' meegekregen.
De Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) is coördinator van het project. Zij heeft departementen en organisaties opdracht gegeven te onderzoeken welke communicatie en gegevens bij hen veilig gesteld moeten worden. Alle ongeveer twintig betrokken organisaties zijn begonnen met een inventarisatie.
Doc-Direkt inventariseert
Een van de betrokken organisaties is het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). BZK heeft Doc-Direkt verzocht om het project te leiden voor deze inventarisatie en een Plan van Aanpak op te stellen. Belangrijk daarbij is dat het archief de status van 'hotspot' heeft verkregen, wat inhoudt dat niets uit het dossier vernietigd mag worden. Projectleider Liza Bordewijk van Doc-Direkt heeft een plan ingediend en acties, planning en mogelijke risico's benoemd. Medewerkers van Doc-Direkt zijn tegelijkertijd ook al gestart met het benaderen van alle directies. Zij krijgen de vraag of ze in het bezit zijn van archief omtrent de afhandeling van de vliegramp dat niet in het documentmanagementsysteem Digidoc staat. Daarnaast zoeken wij in Digidoc naar gearchiveerde documenten en bestanden over de ramp en de gebeurtenissen daarna.
Complicerende factoren
Direct na de ramp is een omvangrijk berichtenverkeer op gang gekomen. Dit was niet alleen de officiële berichtgeving, het ging ook om mails, tweets, apps, foto's en filmpjes. Die kwamen binnen via telefoons, laptops en tablets. Om ook deze data op te sporen en veilig te stellen is meer nodig dan een simpele vragenlijst. Welke personen hebben allemaal een rol gespeeld na de ramp en zijn deze mensen nog bereikbaar? De inventarisatie is in volle gang. Daarnaast is het onderzoek nog niet afgerond, wat betekent dat het archief aangevuld blijft worden met nieuwe documenten en bestanden.
Strak tijdschema
Het archiveren van alle gegevens bij de betrokken organisaties vergt accurate actie. Om te voorkomen dat informatie vergeten wordt of zelfs verloren gaat, is snelheid van handelen bepalend. En met alleen het inventariseren zijn we nog niet klaar. De NCTV heeft in haar projectplan vier actielijnen benoemd, waarvan de inventarisatie de eerste is. Het hele project moet op 1 oktober 2017 zijn afgerond.
Samenwerking
De inventarisatie wordt via het CIO-beraad in samenwerking met alle betrokkenen uitgevoerd. Na de inventarisatie dient het verzamelde archief onder leiding van het Nationaal Archief (NA) en met toezicht van de Erfgoedinspectie (EGI) toegankelijk gemaakt te worden (actielijn 2). Voor deze indexering is Doc-Direkt, als dé interne dienstverlener op het gebied van informatiehuishouding voor de Rijksoverheid, bij uitstek toegerust. Wellicht kan Doc-Direkt ook in deze tweede actielijn van het projectplan een toegevoegde waarde leveren. Het belang is groot; deze gebeurtenis zal blijvend in ons collectief geheugen gegrift staan.